Frases del tipo "no tengo tiempo para nada", " no puedo ir al cine porque tengo que arreglar la casa "," mi vida es un caos "son comunes entre las mujeres. El día tiene 24 horas, lo que muchas veces no es suficiente para dar cuenta de todos los quehaceres que la mujer acumula.
Para conseguir dar cuenta de la casa, del trabajo, de los hijos y aún tener tiempo para practicar pasatiempos y divertirse, basta que la mujer se organice, revise sus prioridades y pase a hacer lo que realmente importa. La utilización de un método de organización puede ayudar a la mujer a administrar mejor su tiempo y organizar la vida.
Actualmente, uno de los métodos más comentados es el GTD o Getting Things Done. Este método, que en Brasil recibió el nombre de "El arte de hacer suceder", fue creado por el norteamericano David Allen y lanzado en el libro del mismo nombre.
El GTD tiene la intención de crear un sistema que pueda gestionar todas las áreas de la vida de una persona y no sólo su trabajo o sus quehaceres de casa y, por lo tanto, se considera un método completo y bastante amplio.
Para la instructora especialista en productividad en la metodología GTD, Renata Montone, de Call Daniel, empresa acreditada por el método para gestionar entrenamientos en Brasil, el GTD es un método que permite tener todas las tareas, proyectos, sueños e ideas organizadas y bajo control. "Esto facilita la priorización de forma simple y sin complicaciones sin ansiedad y sin estrés."
Los beneficios del GTD para las mujeres
Los beneficios que la metodología puede traer a las mujeres son innumerables. "Las mujeres, en general, por su propia naturaleza, tienden a asumir muchas actividades de varias áreas de responsabilidad de la vida y, como consecuencia, el desgaste, el nivel de ansiedad y el estrés son altos", explica Renata.
Al comenzar a aplicar el GTD, la mujer percibirá que el nivel de ansiedad y estrés disminuye mucho. "Con el GTD, la mujer también mantendrá todas las demandas bajo control, además de agilizar la ejecución de estas tareas", refuerza la instructora. Además, la mujer conseguirá hacer más cosas en menos tiempo y sin estrés y ansiedad.
Cualquier persona que desee tener una vida más organizada y productiva puede utilizar el GTD. "Si una persona tiene tareas, objetivos y sueños para alcanzar, ella se beneficiará con la metodología", afirma Renata.
Aplicando el GTD: cinco pasos esenciales de la metodología
El primer paso para quien quiere comenzar a aplicar la metodología es leer el libro "El arte de hacer pasar" de David Allen o hacer uno de los entrenamientos de Call Daniel. "Es fundamental conocer los cinco pasos de la metodología para entender todo el proceso antes de comenzar", enseña la instructora.
Los cinco pasos en los que la instructora se refiere son los siguientes:
- Recoger: la recolección se hace para que usted elimine todo lo que está en su cabeza y quede con la mente clara y tranquila. Esta etapa consiste en que usted pase al papel todo lo que tiene que hacer, sea hoy o algún día de su vida. Es una forma de que usted deje de olvidar sus tareas o se preocupa constantemente, ya que todo estará anotado;
- Procesar: en esta segunda etapa del GTD, usted procesará todo lo que fue anotado en el paso anterior, o sea, usted va a evaluar si lo que anotó es una acción, si esta acción es una prioridad, si debe ser aplazada, tiene más de una etapa realizable o tantas otras posibilidades;
- Organizar: después de procesar, es el momento de crear y organizar un sistema que funcione para usted. David Allen sugiere, en su libro, un sistema bastante práctico y fácil de aplicar. Una de las formas es organizar sus tareas por contexto, por lo que podrá trabajar en tareas determinadas cuando esté en el equipo, en el teléfono, en la oficina, etc;
- Revisar: en la metodología GTD uno de los ítems más interesantes es la revisión, en la que usted accede a su sistema y observa si todo está en marcha y siendo hecho de la forma que usted pretende. Este es el momento para reevaluar las prioridades y no dejar que sólo las cosas urgentes sean hechas;
- Ejecutar: es la última etapa es el momento de hacer lo que se organizó para hacer, sin estrés y sin ansiedad, sólo ejecutando lo planeado. Es el momento de poner sus listas en acción y realizar todo lo que tiene que ser hecho, siempre sabiendo que está haciendo lo correcto para ese momento.
Para Renata, la ejecución es la etapa en que se pasa más tiempo. "Si el método es bien aplicado, el mayor tiempo debe ser gastado con la ejecución. Todos los pasos anteriores tienen como objetivo propiciar agilidad en la ejecución", pondera la instructora. En cuanto a la etapa más importante, Renata cree que tanto la revisión como el procesamiento se destacan en relación a las otras etapas, ya que son momentos de toma de decisión y que garantizan el éxito de las otras etapas.
Las herramientas que ayudan en el GTD
La metodología GTD es bastante simple y, por lo tanto, herramientas básicas como cuadernos, carpetas y calendario son más que suficientes para aplicar el método. "Para quienes gustan de la tecnología hay cientos de aplicaciones hechas para el GTD que facilitan mucho la vida, ya que permiten la sincronización con el celular o la tableta", detalla Renata.
A continuación se incluyen algunas de estas aplicaciones que puede utilizar para aplicar GTD:
- Evernote: esta aplicación se considera el espacio ideal para que usted pueda manejar su trabajo, ya que con el mismo sistema, puede crear listas de tareas, almacenar enlaces importantes, adjuntar documentos e incluso crear presentaciones para reuniones. Es una aplicación gratuita y que se puede utilizar en diversos lugares como en el ordenador, tablet y celular;
- Toodledo: la aplicación fue creada para administrar el GTD, conteniendo todas las formas indicadas por David Allen para hacer un sistema perfecto y de fácil ejecución. Es una aplicación se puede utilizar en los más diversos dispositivos, sin embargo, para los dispositivos móviles la aplicación se paga. Otro problema de Toodledo es que es en inglés y, por lo tanto, es necesario un cierto dominio de la lengua para utilizarlo;
- Todoist: es una aplicación de gestión de tareas que te permite aplicar el GTD. Muy colorido y práctico, Todoist es gratis y se puede descargar en cualquier dispositivo. Ofrece la posibilidad de añadir fechas, recordatorios y prioridades para que pueda gestionar sus tareas de la manera más sencilla posible;
- Outlook: otra gran herramienta para aplicar GTD es el propio Outlook que te ofrece posibilidades para gestionar tareas, organizar calendarios, almacenar documentos y aún cuenta con la integración con tu e-mail para dejar todo en un mismo sistema, facilitando la vida de aquellos que no les gustan muchas aplicaciones.
Además de estas aplicaciones, cualquier otro gestor de tareas le permite aplicar el GTD. Según la instructora, lo ideal es elegir la herramienta que más agrada o la que tiene recursos más útiles para la persona. "Recomiendo elegir la herramienta más asequible al principio y sólo después de que los cinco pasos ya están orientados a migrar a otra herramienta. Haga que el GTD suceda primero." El GTD es un método que funciona y que puede ser usado por cualquier persona, principalmente por mujeres que necesitan un poco más de organización en la vida. Para implementarlo por completo, es necesario tomar un tiempo para primero recoger todo lo que todavía está en su cabeza y luego procesar y organizar un sistema que funcione para usted. "Además de este tiempo, existe un período de adaptación donde se hace necesario crear el hábito de usar los cinco pasos y este período gira en torno a uno a dos meses", revela la instructora.
Para mantener el sistema funcionando, la revisión semanal es de extrema importancia, pero no se alcanza una mente tranquila sólo con esta etapa, ya que todos los pasos son importantes. "Pero es la revisión semanal que hará toda la diferencia y que mantendrá el sistema funcionando semana tras semana. Cumplir los cinco pasos es fundamental, aunque la persona no consiga mantener una disciplina deseada en algunos períodos más críticos, pero no se debe dejar de hacerlo "cumplir los cinco pasos, el éxito de cada paso comienza en el paso anterior bien hecho", reitera Renata.
Para quien quiera saber más sobre el tema, la instructora ha compartido algunos lugares que usted puede obtener. El propio sitio de Call Daniel mantiene un blog que siempre se actualiza con consejos para el GTD. El sitio del GTD en inglés trae muchas informaciones sobre el método, sin embargo, es necesario conocer la lengua.
Hay una lista de discusión en Yahoo para quien quiera participar y conocer un poco más sobre el GTD. El blog Vida Organizada trae una sesión especial sobre la metodología ya que su autora es una experta en el tema y comparte diversos consejos con sus lectores. Pero nada se compara a tener acceso a las ideas originales de David Allen leyendo su libro "El arte de hacer que suceda".
Después de todas estas informaciones, es el momento de empezar a hacer que suceda y colocar el GTD en acción. En poco tiempo, usted percibirá que su vida estará más organizada, planificada y productiva, consiguiendo tiempo para hacer lo que le hace feliz y lo que es realmente importante para aquel determinado momento de su vida.