¿Usted se acuerda cuando creíamos que la tecnología nos permitiría ahorrar mucho tiempo? Hace dos décadas, creíamos que, por ejemplo, enviar un e-mail tardaría mucho menos tiempo que llevar una carta.
Es claro que el envío del correo electrónico realmente es más rápido que la carta, pero no podíamos predecir todo en aquella época. Lo que no sabíamos es que, a pesar de permitirnos ahorrar tiempo de un lado, pasaríamos aún más horas y horas con otras actividades relacionadas con la tecnología.
Todos los días recibimos una avalancha de spam, notificaciones en Facebook, mensajes en WhatsApp e infinitas historias para ver en media docena de aplicaciones diferentes. Es decir, estamos interrumpidos todo el tiempo y es muy difícil mantener la concentración.
Con tantos recursos a mano, puede ser complicado organizarse para mantener la productividad, lo que nos hace perder preciosas horas todos los días con el desorden que se acumula. Si usted está sufriendo con este problema, eche un vistazo a los consejos que separamos:
1. Compruebe sus e-mails, pero sólo lea lo que importa
De acuerdo con algunos autores, los e-mails activan un impulso en nuestro cerebro, haciendo -o buscar recompensas. Estamos esperando que una noticia maravillosa llegue por esa herramienta y, por eso, verificamos la caja de entrada sin parar - algo que no colabora nada para la productividad.
La sugerencia para resolver este problema es separar dos o tres intervalos de 30 minutos al día para comprobar sus correos electrónicos y ser selectivo con lo que usted va a leer. E-mails de propaganda y ofertas, por ejemplo, no deben ocupar mucho tiempo de su día.
2. No confíe en la memoria: anote todo!
De la misma manera que usted recordaba más de las materias de la escuela cuando hacía anotaciones en su cuaderno, es más fácil recordar las tareas diarias si las anota.
Vale anotar en el móvil o en el tradicional bloc de notas de papel. Usted incluso puede encontrar que va a perder algunos segundos dedicándose a registrar sus quehaceres, pero le agradecer a usted misma al final del día.
3. Tenga un lugar adecuado para todo
La vida se convierte en un lío cuando no sabemos dónde encontrar lo que necesitamos a la hora en que necesitamos. Y eso vale tanto para objetos como el cargador del celular y su título de electora como para documentos digitales, que acaban perdiéndose en medio de tantos dispositivos y servicios de almacenamiento en la nube.
Mientras los objetos deben tener un lugar adecuado (y siempre debe devolverlos a ese lugar después del uso), puede organizar sus documentos digitales en grupos según la frecuencia de uso. No se olvide de mantener un archivo que describe cómo funciona el sistema.
4. Haga listas de tareas y ráquelas tan pronto como las cumpla
Las listas de tareas tradicionales son una excelente herramienta para planificar su día - y usted puede hacerlas en el papel incluso si no se adapta muy bien a las listas digitales. Divida las tareas más largas en pasos más pequeños y vuélvalo a ellos tan pronto como se hayan finalizado.
Además, anotar una previsión de horario en la que va a realizar cada tarea también es un buen truco para organizar mejor su tiempo.
5. Encuentre tiempo para organizarse
Al final de cada día, procure reservar unos 15 minutos para colocar sus cosas en el lugar - sean archivos en el ordenador del trabajo o las ropas esparcidas por su habitación. Lo importante es no dejar que el lío se acumule para el día siguiente.
Al principio, puede parecer que usted está gastando más tiempo, pero ese hábito va a ahorrar muchas horas de los días que vienen.
6. No sea multitarea todo el tiempo
Realizar varias actividades a la vez puede parecer una buena forma de ahorrar tiempo, pero esta no es una buena idea cuando usted está haciendo algo importante y que demande su concentración.
Interrumpir una tarea para comprobar una notificación en el móvil, por ejemplo, consume mucho más tiempo de lo que parece, ya que tomamos más de 20 minutos para recuperar nuestro nivel de concentración anterior. Es decir, si usted necesita atención total para realizar una tarea, es mejor desactivar todo tipo de alerta que pueda representar una distracción.
Al principio, puede incluso parecer un poco difícil poner en práctica los consejos que sugerimos, pero todos se trata de hábitos que pueden ser adquiridos con la persistencia en el día a día.